Afsenderprofil 

I denne guide får du en trin-for-trin-guide til, hvordan du sætter din afsenderprofil op. Det er vigtigt, at du får sat en afsenderprofil op, da den er obligatorisk i Heyloyalty for at kunne sende e-mails. Afsenderprofilen bruges som afsenderoplysninger, når du sender mails eller SMS’er.

Til sidst i guiden forklarer vi, hvordan du validerer din afsenderprofil, så du kan sende til flere end 10 modtagere.

Afsenderprofil: Hvorfor skal den bruges? 

Afsenderprofil er en obligatorisk del af opsætningen af din konto i Heyloyalty.
En afsenderprofil er dine afsenderoplysninger, som dine modtageres e-mailklienter bruger til at verificere, at e-mailen er ægte og ikke indeholder phishing eller spam.

Foruden et navn og en e-mailadresse som afsender skal der oprettes SPF og DKIM samt sættes regler for DMARC. Det kan måske lyde indviklet, men det er forholdsvis simpelt at sætte op. Ganske kort forklaret er SPF (Sender Policy Framework) en opsætning, der fortæller e-mailklienterne, at dit e-mailsystem (i dette tilfælde Heyloyalty) gerne må sende mails på vegne af dig (og dit domæne). DKIM (DomainKeys Identified Mail) kan forklares som en digital signatur, der er med i alle de mails, du sender via Heyloyalty.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) er en protokol til godkendelse af e-mail. Kort sagt er det nødvendigt at sætte op, da store e-mailklienter som Google og Yahoo har valgt at gøre DMARC obligatorisk, hvis dine mails ikke automatisk skal blive kasseret og opfattet som spam.

Den mere tekniske forklaring er, at DMARC er designet til at give e-mail-domæneejere mulighed for at beskytte deres domæne mod uautoriseret brug, almindeligvis kendt som e-mail-spoofing. Formålet med DMARC – og det primære resultat af at implementere det – er at beskytte et domæne mod at blive brugt i kompromitterende angreb på forretningsmails, phishing-e-mails og e-mailsvindel generelt.

I Heyloyalty har vi ikke adgang til de systemer, hvor SPF, DKIM og DMARC skal opsættes. Det er din hostingudbyder, der kan hjælpe dig i mål, hvis du ikke selv ved, hvordan du verificerer afsenderprofilen.

Opsætning af afsenderprofil 

Opret din afsenderprofil ved at klikke på Indstillinger → Afsenderprofiler.

Her kommer du ind på oversigten over afsenderprofiler. Her trykker du på Opret ny afsender.

Her udfylder du de markerede inputfelter. 

• Afsendernavn: Er det, der vises som titel på mailen i modtagerens indbakke. Vi anbefaler, at du gør det en anelse personligt og troværdigt.

Tip: Gennemgå din egen indbakke og se, hvordan andre virksomheder har navngivet deres afsender.  

• Type: Her vælger du, om afsenderprofilen skal være til e-mail eller SMS. Hvis du vil sende både e-mails og SMS’er, skal du være opmærksom på, at du skal oprette to forskellige afsenderprofiler til hhv. e-mails og SMS’er.
  En SMS-afsender skal være mellem 3 og 11 tegn. Afsenderen kan ikke være over 11 tegn, da hele navnet så ikke vil blive vist på modtagerens telefon.

Tip: Du kan godt oprette flere forskellige afsenderprofiler til både SMS og e-mail.  

• E-mail er den e-mailadresse, dine modtagere ser som afsender af mailen. Også her kan det være en god idé at lave en personlig e-mailadresse. For at undgå, at en af dine ansattes indbakker bliver oversvømmet af henvendelser, autosvar m.v., kan du overveje at oprette en ny indbakke, der kan modtage alt dette.

Tip: Du kan overveje at opfinde en ny person, der kan stå som afsender i Afsendernavn, og så oprette en indbakke og e-mailadresse, der passer dertil. Opret fx e-mailadressen john@dinvirksomhed.dk, så kan dit afsendernavn være: John fra Din Virksomhed. Den eller de ansvarlige for dit nyhedsbrev kan så få adgang til indbakken john@dinvirksomhed.dk for at sikre, at dine modtagere får svar på de henvendelser, der eventuelt måtte komme på baggrund af dit nyhedsbrev.

• Reply to er den e-mailadresse, der som standard modtager svaret, hvis en modtager trykker ’Besvar’ på et af dine nyhedsbreve. Denne e-mailadresse kan i princippet godt være forskellig fra afsenderen, men den kan også være den samme.

Når du har udfyldt ovenstående felter, kan du afslutte ved at klikke Gem afsender. 

Validér afsenderen

Når du har trykket på Gem afsender, modtager du en bekræftelsesmail, hvor du skal godkende afsenderprofilen. Når du har godkendt afsenderprofilen, kan du se det under dine afsenderprofiler.

Bemærk: Du har 24 timer til at bekræfte din afsenderprofil.

Hvis du ikke nåede at godkende din afsenderprofil, kan du gensende bekræftelsesmailen. Det gør du ved at gå ind på afsenderprofilen og trykke på Tryk her for at gensende ny validering.

DNS-opsætning

For at du kan sende valide mails, skal din afsenderprofil godkendes. Det gør du ved at opsætte DKIM og SPF, som bruges til at bekræfte, at afsenderprofilen er valid og tilhører jeres virksomhed. Opsætningen sikrer samtidig, at Heyloyaltys serverleverandører kan sende mails på jeres vegne uden problemer. Det mindsker desuden risikoen for, at jeres nyhedsbreve ender i modtagernes spammapper.

Bemærk: Hvis du oplever, at du ikke kan sende til mere end 10 modtagere, skyldes det, at DKIM og SPF ikke er sat korrekt op. Læs nedenfor, hvad der skal sættes op.

Du kan nu få fat i både SPF- og DKIM-informationerne på afsenderoversigten. Har du en it-ansvarlig i virksomheden, kan du sende en autogenereret mail til personen ved at klikke på ⁝ → Send DNS. 

Udfyld navn og e-mailadresse på den it-ansvarlige, som får nedenstående mail tilsendt med præcis de informationer, personen har brug for til at verificere din afsenderprofil.

Send den autogenererede mail ved at klikke på Send email.  

Når SPF og DKIM er blevet opsat, kan du tjekke, om opsætningen er slået igennem og/eller lavet korrekt, ved at klikke på ⁝  → Check DNS.

Der kommer nu enten en rød eller en grøn bjælke i toppen, der fortæller dig, om opsætningen er lavet korrekt:

Hvis der står DKIM og SPF er sat korrekt op, er du nu klar til at bruge afsenderprofilen og kan sende både kampagner og automations i Heyloyalty. 

Oversigt over dine afsenderprofiler

Her kan du se en oversigt over de afsenderprofiler, du har oprettet:

• Oprettelsesdato: Hvornår profilen er oprettet
• Type: SMS- eller e-mail-afsender
• Afsender-e-mail: Hvilken e-mail der anvendes til de forskellige profiler

Bemærk: Hvis du ønsker at sende både SMS’er og e-mails, skal du oprette to separate afsenderprofiler – en til hver.

Din afsenderprofil er nu oprettet

Ved at følge denne guide har du nu oprettet og sikret dine afsenderprofiler effektivt. Når du opretter både e-mail- og SMS-profiler, sikrer du, at dine beskeder bliver leveret korrekt og uden forhindringer. Fortsæt med at udforske Heyloyaltys funktioner for at forbedre dine kampagner yderligere.

---